A palavra burocracia, quando surgiu, tinha como objetivo referir-se à uma estrutura administrativa arrojada em regras, métodos e processos, porém com o decorrer do tempo, passou a ter uma conotação negativa, representando processos ineficientes e demorados.
Inclusive, é a burocracia o 3º grande vilão para os profissionais do Direito.
O problema é que isso se agrava mais ainda nos departamentos jurídicos das organizações.
O departamento jurídico, que é extremamente importante para as empresas, é visto como um mal necessário, um centro de custo e um setor muito burocrático.
A diretoria e os demais setores devem mudar este tipo de visão e entender que o departamento jurídico é necessário, eficiente e que proporciona economia.
Hoje, falaremos sobre como reduzir a burocracia no departamento jurídico. Confira!
Diminuindo a burocracia em departamentos jurídicos
Cada um dos departamentos de uma empresa ou escritório possuem as suas particularidades, porém existem algumas ações que podem ser tomadas, no dia a dia, para agilizar os processos e também reduzir a burocracia.
Abaixo, listamos algumas formas de reduzir a burocracia nos departamentos jurídicos.
1. Centralize e padronize os documentos do jurídico
Qualquer departamento jurídico tem que lidar diariamente com inúmeros documentos, seja analisando-os ou até mesmo construindo-os do zero. Com isso, o departamento centraliza este tipo de demanda.
Desta forma, é preciso garantir a padronização dos documentos. Agindo assim, estará ganhando em produtividade e em tempo, já que tornará a rotina jurídica mais agilizada.
Portanto, é primordial que um departamento jurídico faça o seguinte:
- Crie uma biblioteca com documentos padronizados. Agindo desta forma, eliminará a necessidade de digitar do zero cada documento, quando houver solicitação;
- Permita o controle de versionamento, garantindo que os membros do departamento jurídico utilizem a mais atualizada versão dos modelos dos documentos, eliminando assim, erros e até mesmo necessidade de redigitação;
- O preenchimento automático dos documentos no que tange aos dados das partes faz com que haja ganho de tempo e eliminação de erros na digitação;
São simples ações que fazem com que um departamento jurídico possa investir tempo em outras atividades.
O grande segredo dos departamentos jurídicos livres da burocracia é o uso de estratégias e também o apoio de um software jurídico.
Um departamento jurídico deve fazer uso da tecnologia no seu dia a dia, justamente para poder controlar e também armazenar toda e qualquer informação do setor de forma rápida, intuitiva e de fácil localização.
2. Gerindo as requisições feitas ao jurídico
Você sabe o número de requisições que o seu departamento jurídico recebe semanalmente? Além disso, quanto tempo demora para responder estas requisições e qual é o grau de satisfação dos requisitantes?
Um departamento jurídico deve ter este controle. Se o seu departamento não consegue responder estes questionamentos, então a operação de requisições está levando mais tempo do que deveria, gerando assim uma visão de burocracia e desorganização.
A medida que uma empresa ou escritório cresce, o número de requisições também aumenta e com isso, é necessário que o departamento jurídico cresça na mesma proporção, caso contrário terá ainda mais problemas.
E como resolver isso? Por meio da otimização da gestão de requisições através da tecnologia, isto é, um software jurídico
A burocracia está intrinsecamente relacionada com a desorganização e lentidão, sem contar com o controle manual, que faz com que todo o processo se torne mais lento.
Para que um departamento jurídico seja menos burocrático, mais ágil, eficiente e inteligente, é necessário buscar meios que permitam mudar esse panorama.
A SERCORTES é uma empresa que pode ajudar o seu departamento jurídico a ser menos burocrático.
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